Un sistema de gestión de Compliance (SGC) es esencial para cualquier organización que busque identificar, prevenir y controlar los riesgos asociados a sus actividades empresariales. Este sistema garantiza el cumplimiento tanto de leyes externas (hard law) como de normas internas autoimpuestas (soft law). En este artículo, desglosaremos los elementos clave de un SGC eficaz, su importancia y los beneficios de su implementación.

Elementos Básicos de un Sistema de Gestión de Compliance

Un SGC es un conjunto estructurado de políticas, procedimientos y medidas diseñadas para asegurar que una organización cumple con todas las leyes y regulaciones aplicables. Además, busca adherirse a normas internas y buenas prácticas, promoviendo una cultura de ética y responsabilidad.

Relación con la Gestión Empresarial

El Compliance está intrínsecamente ligado a la gestión empresarial. Es crucial conocer los procesos de cada área de la organización para identificar y analizar los potenciales riesgos que puedan materializarse. Esto permite establecer medidas y controles adecuados para mitigar o incluso eliminar sus efectos.

Sistema de Gestión de Compliance

Elementos Básicos de un Sistema de Gestión de Compliance

1.Compromiso de la Alta Dirección («Tone from the Top»)

El apoyo y el compromiso de la alta dirección son fundamentales para el éxito de cualquier SGC. La dirección debe liderar con el ejemplo, promoviendo una cultura de cumplimiento y ética dentro de la organización.

2. Elaboración de Políticas y Procedimientos

Es necesario desarrollar políticas y procedimientos claros que definan los objetivos estratégicos de Compliance. Estos documentos deben ser accesibles y comprensibles para todos los empleados, proporcionando directrices claras sobre cómo deben comportarse.

3. Nombramiento de la Función de Compliance

Designar a una persona o equipo responsable de la función de Compliance es crucial. Este equipo debe tener la autoridad y los recursos necesarios para implementar y supervisar el SGC.

4. Metodología para Identificar, Analizar y Evaluar Riesgos

Desarrollar una metodología efectiva para identificar, analizar y evaluar riesgos es esencial. Esto incluye la realización de evaluaciones de riesgos periódicas y la implementación de medidas para mitigarlos.

5. Establecimiento de Controles

Implementar controles internos efectivos para prevenir, detectar y responder a los riesgos identificados es una parte vital del SGC. Estos controles deben ser revisados y actualizados regularmente.

6. Canal de Denuncias

Un canal de denuncias accesible y confidencial permite a los empleados y otros stakeholders reportar cualquier conducta inapropiada o irregularidad. Esto es fundamental para la detección temprana de problemas y la protección de los informantes.

7. Acciones Correctoras

Establecer procedimientos para tomar acciones correctoras cuando se identifiquen problemas es esencial para mantener la integridad del SGC. Esto incluye la investigación de incidentes y la implementación de mejoras para prevenir recurrencias.

8. Formación

La formación continua de los empleados sobre las políticas y procedimientos de Compliance es crucial para asegurar su entendimiento y adhesión. Esto ayuda a fomentar una cultura de cumplimiento y ética en toda la organización.

9. Reporting y Monitorización del Sistema

Implementar sistemas de reporting y monitorización para evaluar la eficacia del SGC y asegurarse de que se están cumpliendo los objetivos establecidos es vital. Esto incluye la revisión periódica del sistema y la implementación de mejoras según sea necesario.

Implementación de un Sistema de Gestión de Compliance

La implementación de un SGC puede hacerse de manera parcial o íntegra, dependiendo de los elementos ya existentes en la organización. Es esencial analizar el contexto específico de la organización para diseñar una estrategia de Compliance hecha a medida.

Análisis del Contexto

Analizar el contexto de la organización es crucial para entender sus necesidades específicas y los riesgos a los que está expuesta. Esto permite diseñar un SGC que se adapte a su realidad y que sea eficaz en la mitigación de riesgos.

Estrategia Concreta y Hecha a Medida

Una vez analizado el contexto, se puede establecer una estrategia concreta de Compliance. Esta estrategia debe incluir todos los elementos básicos de un SGC y estar alineada con los objetivos estratégicos de la organización.

¿Cuáles son las ventajas de implementar un Sistema de Gestión de Compliance?
(SGC)

Evitar la imposición de multas

Habilitación para contratar con el sector público

Exoneración o mitigación de la responsabilidad penal de la persona jurídica

Prevención del fraude interno

Fortalecimiento de la imagen corporativa

Mejora de la eficiencia de los procesos

Garantía de seguridad para directivos, administradores y socios

Continuidad de la persona jurídica

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